Tuotteet ja palvelut

SFS-ISO 9001:2015- standardi

Laadunhallinnan nykytilanteen kartoitus

Prosessien tunnistaminen ja kuvaaminen, prosessikartta

Laadunhallintajärjestelmän kehittäminen SFS-ISO 9001:2015

Ympäristöjärjestelmät SFS-ISO 14001:2015

Ympäristöjärjestelmän kehittäminen

Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmät ISO 45001:2018 (OHSAS 18001:2007)

Työterveys- ja turvallisuusjärjestelmän kehittäminen

Sisäiset auditoinnit ja johdon katselmus

Laadunhallintajärjestelmä on kuvaus yrityksen toiminnasta, joka sisältää kaikki ne toiminnot, prosessit ja resurssit, joita tarvitaan yrityksen laatutavoitteiden saavuttamiseen sekä yrityksen asiakkaiden ja muiden sidosryhmien vaatimusten toteuttamiseen.

Laadunhallintajärjestelmien kehittämiseen liittyy seuraavia palveluja: 

• Laatuinfot yrityksessä (1-2h) 
• Yrityksen nykytilan kartoitus (1 päivä), myös etäauditoinnit 
• Prosessien tunnistaminen, prosessikartta
• Prosessien kuvaaminen, asiakasprosessit ja tukiprosessit
• Laatukäsikirjan-, toimintakäsikirjan laadinta, lomakkeet ja luettelot
• Laadunhallintajärjestelmien ajanmukaistaminen (SFS-ISO 9001:2015)
• Laadunhallintajärjestelmien kehittäminen ja sertifiointi SFS-ISO 9001:2015
• Laadunhallintajärjestelmien dokumentointi myös sähköisessä muodossa
• Laadun suunnittelu, laatusuunnitelmat SFS-ISO 10005
• Sisäiset auditoinnit, johdon katselmukset

SFS-EN ISO 9001:2015

ISO 9001 -standardien laajentuminen laadunvarmistuksesta yritysten johtamiseen

Suomessa julkaistiin 1987 ISO 9001 -standardi, joka oli lähinnä tuotteen laadunvarmistuksen tarkastuslista. Vuonna 2000 ISO 9001 -standardi muuttui rakenteeltaan kokonaan, mikä edellytti asiakaslähtöisyyttä ja prosessiajattelua. Syyskuussa 2015 julkaistiin ISO 9001:2015 ja ISO 14001:2015 -standardit, jolloin laadunhallinta-järjestelmää laajennettiin edelleen yrityksen asiakkuuksista myös muihin sidosryhmiin. ISO 9001:2015 -standardiin tuli myös muita merkittäviä muutoksia, jotka koskevat erityisesti johdon prosesseja, vastuuta ja sitoutumista sekä riskien hallintaa. Dokumentointiin on annettu nyt enemmän vapauksia, mutta dokumnetoinnin ja kuvausten hallinnan tulee toimia kuten ennenkin - toiminnan tulostiedoille asetetaan nyt huomattavasti entistä enemmän vaatimuksa koskien niiden syntymistä ja käyttöä.  Voidaankin sanoa, että vasta nyt ISO 9001 -standardi tukee bisneksen tekemistä yrityksen strategiaprosessista alkaen.

Sisällysluettelo

Johdanto
1.Soveltamisala
2 Velvoittavat
3 Termit ja määritelmät
4 Organisaation toimintaympäristö
4.1 Organisaation ja sen toimintaympäristön ymmärtäminen
4.2 Sidosryhmien tarpeiden ja odotusten ymmärtäminen
4.3 Laadunhallintajärjestelmän soveltamisalan määrittäminen
4.4 Laadunhallintajärjestelmä ja sen prosessit
5 Johtajuus
5.1 Johtajuus ja sitoutuminen
5.2 Laatupolitiikka
5.3 Organisaation roolit, vastuut ja valtuudet
6 Suunnittelu
6.1 Riskien ja mahdollisuuksien käsittely
6.2 Laatutavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvittavien toimien suunnittelu
6.3 Muutosten suunnittelu
7 Tukitoiminnot
7.1 Resurssit
7.2 Pätevyys
7.3 Tietoisuus
7.4 Viestintä
7.5 Dokumentoitu tieto
8 Toiminta
8.1 Toiminnan suunnittelu ja ohjaus
8.2 Tuotteita ja palveluja koskevat vaatimukset
8.3 Tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
8.4 Ulkoistettujen prosessien ja ulkoisesti tuotettujen tuotteiden ja palvelujen ohjaus
8.5 Tuotanto ja palveluiden tuottaminen
8.6 Tuotteiden ja palveluiden luovutus
8.7 Poikkeavien tuotosten ohjaus
9 Suorituskyvyn arviointi
9.1 Seuranta, mittaus, analysointi ja arviointi 
9.2 Sisäinen auditointi 
9.3 Johdon katselmus
10 Parantaminen
10.1 Yleistä
10.2 Poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet

Johdonmukainen ja yhtenevä rakenne helpottaa yrityksiä sisällyttämään hallintajärjestelmään osia muista standardeista, joissa on yritykselle olennaisia osia. Näitä voivat olla: ympäristöstandardi ISO 14001:2015, omaisuudenhallintastandardi ISO 55001 tai tuleva työterveys- ja turvallisuusstandardi ISO 45001 (ent. OHSAS 18001). 

2. Soveltamisala, tuotteet ja palvelut  

ISO 9000 -standardi on toimialasta riipumaton. ISO 9000 -standardi on alunperin laadittu tuotanto- ja teollisuusyrityksille, mutta se on toimivuutensa myötä otettu käyttöön monissa muiden alojen organisaatioissa. Toimintaympäristö, jossa organisaatiot nykyisin toimivat, on muuttunut. Standardin uudistamisessa on otettu  huomioon liiketoimintaa harjoittavien organisaatioiden muuttuneet käytännöt. Lisäksi sovellettavuuden puolesta sanastoa ja käsitteiden tasoa on yksinkertaistettu, jotta standardin käyttöönotto soveltuu paremmin useammalle alalle, mukaan lukien palvelualat

3. Organisaation toimintaympäristö

Painoarvoa on lisätty yrityksen toimintaympäristöön ja sidosryhmiin. Sidosryhmät ja merkittävien sidosryhmien tarpeet ja odotukset pitää huomioida toiminnassa asiakastarpeita ja odotuksia vastaavasti.Ulkoistettujen prosessien, tuotteiden ja palvelujen hallinnan tulee olla systemaattista ja tulosten seurannan lisäksi edellytetään liityntää yrityksen laadunhallintajärjestelmään. ISO 9001 kohdat 4.1 ja 4.2 tuovat enemmän huomiota organisaation toimintaympäristöön. Nämä standardin kohdat  asettavat vaatimuksia toimintaympäristön analysoinnille sekä sidoryhmien tunnistamiselle ja odotusten ymmärtämiselle.

Tuotteen ja palvelun lainsäädännön vaatimukset ja hallinnolliset määräykset(esim. standardin mukaisuus yms.) samalla tavalla kuin ympäristö- ja turvallisuuspuolella.

4. Johtajuus

Ylimmän johdon sitoutumista laadun tavoittelemiseen on vahvistettu vahvan ja näkyvän johtajuuden kautta seuraavasti:

• laatupolitiikka ja asetetut tavoitteet on oltava sopusoinnussa strategisten suuntaviivojen kanssa. 
• johdon edustaja on poistettu ts. laatujohtaminen ei ole enää johdon "ulkoistettavissa", vaan kaikkien johtajien ja johtamisen tasojen tulee ottaa vastuu laadunhallinnasta ja sen kautta yrityksen menestymisestä
• johdon tulee miettiä ja arvioida yrityksen/organisaation toimintaympäristö ja sen muutokset - mitkä sisäiset ja ulkopuoliset seikat vaikuttavat ja täytyy ottaa huomioon toiminnassa
• QMS-vaatimukset on sulautettava liiketoimintaprosesseihin. 

5. Suunnittelu

Riskien ja mahdollisuuksien käsittely. Riskienhallinta on perustavanlaatuinen osa uudistettua standardia. Lähestymistapa perustuu riskilähtöiseen ajatteluun, riskien tunnistamiseen, määrittelyyn ja hallintaan. Asianmukainen riskienhallinta tuo laadullisia tuloksia, joilla voi saavuttaa tuotteen tai palvelun vaatimukset. Laatua ei voi olla olemassa, ellei organisaatio voi tarjota asiakkailleen vaatimustenmukaista tuotetta tai palvelua pitkällä aikavälillä.

Riskienhallinta on uusi aihealue, joka on sisällytetty standardiin täydentäen jo olemassa olevia aihealueita. Riskillä on myös vastineensa: mahdollisuus. ISO 9001:2015 standardi käsittelee myös mahdollisuutta positiivisen epävarmuuden aihealueena.

Prosessin lähestymistapa ja jatkuvan laadun parantamisen malli ”Plan-Do-Check-Act” ovat sellaisia, kuin ovat olleet jo aiemmin. Riskienhallinta tarkoittaa myös pyrkimystä jatkuvaan parantamiseen. Korjaavat toimenpiteet kohdistuvat tunnistamattomiin ja huonosti hallittuihin riskeihin; ehkäisevä toiminta ennalta ehkäisee mahdollisten riskien toteutumista.

Laatutavoitteet, organisaation on asetettava laadunhallintajärjestelmässä tarvittavat laatutavoitteet asiaankuuluville toiminnoille, tasoille ja prosesseille. Laatutavoitteiden on täytettävä seuraavat ehdot:

• niiden on oltava yhdenmukaisia laatupolitiikan kanssa.
• niiden on oltava mitattavissa
• niissä on otettava huomioon asiaankuuluvat vaatimukset
• niiden on oltava olennaisia tuotteiden ja palveluiden vaatimustenmukaisuuden sekä asiakastyytyväisyyden lisääntymisen kannalta.

Muutosten hallintaan tulee kuulua (riskiperusteisen ajattelun mukaisesti) muutosten vaikutusten arviointi, ennakointi ja haitallisten muutosten minimointi niin toiminnassa kuin laadunhallintajärjestelmässäkin.

6. Tukitoiminnot, resurssien hallinta

• Resurssit, organisaation on määritettävä ja varattava laadunhallintajärjestelmän luomiseen, käyttöönottoon, ylläpitoon ja jatkuvaan parantamiseen tarvittavat resurssit. Organisaation on otettava huomioon nykyisten sisäisten resurssien toimintakyky ja niitä rajoittavat tekijät sekä mitä täytyy saada ulkoisilta toimittajilta.
  • ihmiset
  • infrastruktuuri
  • prosessimainen toimintaympäristö
  • seuranta ja mittavälineet
  • organisaatiotietämys 
• Pätevyydet
• Tietoisuudet

• Viestintä, sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelun tulee olla selkeää; mitä, miten, kenelle ja milloin

• Dokumentointi, dokumentoitu informaatio, yrityksen toiminnassa käytetystä tiedosta on tullut avain onnistuneiden hankkeiden ja liiketoiminnan kehittämiseen. Uusi standardi käsittelee tietoa yhtenä hallittavana resurssina. Yrityksen tulee tunnistaa tiedon tarpeen toimintojen suorittamista varten, toimien linjassa laadunhallintajärjestelmän kanssa ja saavuttaen määritellyt tavoitteet.  Ylläpitää ja suojelee tietoa sekä mahdollistaa tiedon saatavuuden silloin kun sitä tarvitaan sekä ennakoida muutoksia tiedon tarpeissa ja hallitsee tiedonhankintaan liittyviä riskejä. 

7. Toiminta, prosessien hallinta 

• Tuotteita ja palveluja koskevat vaatimukset
• Tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
• Ulkoistettujen prosessien ja ulkoisesti tuotettujen tuotteiden ja palvelujen ohjaus
• Tuotanto ja palveluiden tuottaminen
• Tuotteiden ja palveluiden luovutus
• Poikkeavien tuotosten ohjaus

8. Suorituskyvyn arviointi

• Seuranta, mittaus, analysointi ja arviointi
• Sisäinen auditointi
• Johdon katselmus 

9. Parantaminen

• Poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet
• Jatkuva parantaminen 

Laadunhallinnan kehittäminen edellyttää yrityksen nykyisen tilanteen tuntemista ts. laadunhallinnan tilannekartoitusta. Kartoituksessa selvitetään yrityksen toiminnot ja prosessit, olemassa olevan toimintajärjestelmän toiminta ja vastaavuudet ISO 9001:2015 -vaatimuksiin nähden sekä olemassa oleva dokumentoinnin taso. Samalla selvitetään oleellisimmat toimintaan liittyvät kehityskohteet. Kartoituksen tuloksena yritys saa yksityiskohtaisen raportin laadunhallinnan tilanteesta ja vastaavuudesta ISO 9001:2015 -standardiin verrattuna. Kartoituksen jälkeen yrityksen johto tuntee yrityksen laadunhallinnan tason ja voi asettaa tavoitteet laadunhallinnan kehittämiselle.

Laadunhallinnan alkukartoitus tehdään ISO 9001:2015 pääkohdittain  seuraavasti:

Organisaation toimintaympäristö:

• organisaation toimintaympäristö, riskit ja mahdollisuudet
• sidosryhmien tarpeet ja odotukset
• laadunhallintajärjestelmä soveltaminen ja rajaukset
• laadunhallintajärjestelmä

Johtaminen, resurssien hallinta:

• toiminnan tavoitteet ja strategia, laatupolitiikka
• asiakaslähtöisyys, asiakasvaatimukset
• toiminnan suunnittelu ja johtaminen
• organisaatio, henkilöstön tehtävät ja vastuut, sisäinen viestintä
• henkilöstön koulutus ja pätevyydet, koulutustiedot
• työympäristö, työtilat, koneet ja työvälineet

Prosessien hallinta, tuote- ja palveluprosessit:

• toiminnan suunnittelu ja ohjaus, tuotteet ja palvelut
• markkinointi ja myynti, tarjoukset ja tilaukset 
• tuote- ja palveluvaatimusten määrittäminen
• tilausten vastaanotto, tilaustoimitusprosessi
• palvelujen toteuttaminen
• laskutus
• ostotoiminta, ostotilaukset
• tavaran vastaanotto ja varastointi
• toimituksen jälkeiset palvelut
• reklamaatioiden käsittely, palautteet ja poikkeamat

Toiminnan seuranta, palautteet ja kehittäminen:

• asiakastyytyväisyys, asiakaspalautteet ja reklamaatiot
• tuotteen/prosessien mittaus ja seuranta
• sisäiset laatupalautteet ja poikkeamat
• korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet
• tiedon analysointi yritystasolla
• jatkuva parantaminen

************************************************************************************************************************************

Prosessimainen toimintamalli on toimintajärjestelmän ja standardien perusta. Toimiakseen vaikuttavasti ja tehokkaasti on organisaation tunnistettava, määritettävä ja johdettava prosesseja. Prosessimainen toimintamalli tarkoittaa prosessien ja niiden keskinäisten linkitysten ja rajapintojen tunnistamista sekä prosessien johtamista. Toimintajärjestelmän tavoitteena on, että organisaatio pystyy selkeästi ja tehokkaasti kuvaamaan, suunnittelemaan, ohjeistamaan, vastuuttamaan, arvioimaan sekä mittaamaan ja kehittämään prosessejaan. 

Prosessimaiseen toimintamalliin siirtymisen askeleet:

• prosessien tunnistaminen (prosessikartta)
• prosessien lähtö- ja tulostiedot (prosessin alku ja loppu)
• prosessien ja niiden keskinäisen vuorovaikutuksen määrittäminen ja kuvaaminen 
• prosessien vastuiden ja valtuuksien määrittely
• prosessikuvausten laadinta, prosessivaiheet ja vastuut, vaatimukset ja dokumentointi
• prosessien menestystekijöiden, pullonkaulojen ja rajapintojen sekä mittareiden määrittely 
• prosesseihin sisältyvien riskien ja mahdollisuuksien asianmukainen käsittely
• prosessien arviointi 
• prosessien johtaminen ja jatkuva parantaminen

Prosessit ovat aina olemassa organisaation rakenteissa. Ennen systemaattisesti tehtyä prosessien mallintamista niitä ei useinkaan ole nimetty eikä kuvattu. Hyvin toimiva prosessi poistaa turhia kustannuksia, luo luottamusta ja parantaa niin työilmapiiriä kuin asiakas- ja sidosryhmäsuhteita.

Hyödyt prosessien määrittelystä

Organisaatio voi ohjata toimintaansa vain, jos se on kuvannut prosessinsa niiden keskinäiset vaikutussuhteet. Mikäli kysymysten asiat on jo käsitelty aikaisemmin esimerkiksi toimintaympäristön määrittämisen tai strategiatyön ohessa, kannattaa jo tehtyä työtä hyödyntää prosessien tunnistamisessa ja määrittämisessä.

Prosessien seuranta

Prosessien seurannalla on pystyttävä osoittamaan, että prosessilla on kyky saavuttaa sille asetetut tavoitteet ja tulokset ja että prosessit toimivat vaikuttavasti. Mikäli suunniteltuja tuloksia ja tavoitteita ei saavuteta, on prosessille tehtävä tarvittavat korjaavat toimenpiteet.

Esimerkkejä prosessien seurattavista ja mitattavista asioista ovat:

• kyvykkyys
• toimitusvarmuus, suoritus- tai läpimenoaika
• reklamaatiot, luotettavuuden mitattavat piirteet
• vastuiden ja valtuuksien oikea määrittäminen
• kustannusten kohdentaminen ja vähentäminen.

************************************************************************************************************************************

Laadunhallintajärjestelmän kehittäminen 

Kehittämissuunnitelma, projektin vaiheet esim. seuraavasti

1. Laadunhallinnan nykytilanteen kartoitus 

• Kartoituksessa selvitetään yrityksen toiminnot, tuotteet ja palvelut, asiakkuudet, yrityksen tavoitteet ja strategiat, toimintaympäristö, sidosryhmien tarpeet ja odotukset sekä yrityksen olemassa olevat asiakirjat ja ohjeet.

2. Kehittämissuunnitelma

• Käsitellään alkukartoituksen tulokset, yrityksen vahvuudet ja kehittämiskohteet
• SFS-ISO 9001:2015 standardin vaatimusten arviointi ja soveltaminen.
• Yrityksen toimintaympäristön arviointi, haasteet ja mahdollisuudet
• Laaditaan kehittämissuunnitelma, nimetään projektiryhmä ja vastuuhenkilöt.

3. Laadunhallintajärjestelmän perussuunnittelu 

• Yrityksen toiminnot ja prosessit, tavoitteet ja strategiat
• Toimintaympäristön arviointi, riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen.
• Laadunhallintajärjestelmän soveltaminen ja rajaukset
• Laadunhallintajärjestelmän rakenne, tasot

4. Prosessien tunnistaminen, prosessikartta

• Prosessien tunnistaminen ja valinta, prosessikartta ja prosessikoulutusta
• Prosessien kuvaaminen, toiminta- ja tukiprosessit, valitaan prosessien omistajat, joiden vastuulla on prosessien kuvaaminen. 

5. Laatukäsikirja

• Laatukäsikirjan laadinta ja käyttöönotto (koulutusta)
• Kirjoitetaan tarvittaessa käsikirjan tekstit toimistotyönä perustuen yrityksen avainhenkilöiden kanssa yhteistyönä tehtyyn haastatteluun/palaveriin.

6. Dokumentoinnin viimeistely

• Laatukäsikirja
• Prosessikuvaukset
• Työohjeet ja lomakkeet
• Dokumentointi, tallenteet ja tiedostot 

7. Sisäiset auditoinnit

• Suoritetaan sisäinen auditointi valitun henkilöstön kanssa
• Koulutetaan henkilöstö tekemään sisäisiä auditointeja sekä olemaan auditoinnin kohteena.

8. Johdon katselmus

• Johdon katselmuksen suunnittelu ja ohjaus
• Johdon katselmusken lähtötiedot 
• Tiedon analysointi yritystasolla, tavoitteet ja tulokset.

Lopputulos: Projektin lopputuloksena on sertifiointivalmis, yrityksen liiketoimintaa tukeva ja kehittävä laadunhallintajärjestelmä (jatkuva parantaminen), ulkopuolista auditointia ja/tai sertifiointia varten.

Ympäristöjärjestelmä tarkoittaa sitä, että yrityksen omasta toiminnasta aiheutuvat ympäristövaikutukset tunnetaan ja samalla pyritään vähentämään näitä haitallisia ympäristövaikutuksia siten, että yrityksen toiminnasta aiheutuvat ympäristövaikutukset olisivat  mahdollisimman vähäiset. Ympäristöjärjestelmän kehittämiseen sisältyy mm. seuraavia palveluja:

• Ympäristöpolitiikka
• Yrityksen ympäristökartoitus, yrityksen ympäristönäkökohdat
• Ympäristövaikutuksien arviointi, merkittävyydet, -tavoitteet ja ympäristöohjelmat
• Ympäristöjärjestelmän kehittäminen ja sertifiointi

Ympäristöjärjestelmää olisi ajateltava organisoinnin viitekehyksenä, jota olisi seurattava jatkuvasti ja katselmoitava säännöllisesti, jotta se mahdollistaisi muuttuviin ulkoisiin ja sisäisiin asioihin kohdistuvan organisaation reaktion tehokkaan suuntaamisen. PDCA on jatkuva ja toistuva prosessi, joka mahdollistaa ympäristöpolitiikan laatimisen, käyttöönoton ja ylläpidon organisaatiossa, sekä organisaation ympäristönsuojelun tason parantamisen ympäristöjärjestelmän jatkuvan parantamisen avulla. Tämän jatkuvan prosessin vaiheet ovat:

A. Suunnittele:

1) ymmärretään organisaatio ja sen toimintaympäristö, mukaan lukien sidosryhmien tarpeet ja odotukset
2) määritetään soveltamisala ja toteutetaan ympäristöjärjestelmä 
3) varmistetaan ylimmän johdon johtajuus ja sitoutuminen
4) laaditaan ympäristöpolitiikka 
5) osoitetaan vastuut ja valtuudet olennaisille rooleille
6) määritetään ympäristönäkökohdat ja niihin liittyvät ympäristövaikutukset 
7) tunnistetaan sitovat velvoitteet ja taataan pääsy niihin 
8) määritetään käsittelyä vaativat riskit ja mahdollisuudet, jotka liittyvät edellä oleviin luetelmakohtiin 1), 6) ja 7) 
9) suunnitellaan niiden toimenpiteiden toteuttaminen, joilla on tarkoitus käsitellä luetelmakohdassa 8) määriteltyjä riskejä ja mahdollisuuksia sekä arvioida näiden toimenpiteiden vaikuttavuutta
10) asetetaan ympäristötavoitteet ja määritellään indikaattorit ja prosessi, jolla nämä tavoitteet saavutetaan.

B. Toteuta:

1) määritetään resurssit, jotka tarvitaan ympäristöjärjestelmän käyttöönottoon ja ylläpitämiseen
2) määritetään henkilöiden tarvittavat pätevyydet ja varmistetaan, että kyseisillä henkilöillä on määritetty pätevyys ja tietoisuus
3) luodaan, käyttöönotetaan ja ylläpidetään prosesseja, joita tarvitaan sisäiseen ja ulkoiseen viestintään
4) varmistetaan, että käytössä on asianmukainen menetelmä dokumentoidun tiedon luomiseen ja päivittämiseen ja hallintaan 
5) luodaan, käyttöönotetaan ja ohjataan toiminnan ohjauksen prosesseja, jotka tarvitaan ympäristöjärjestelmää koskevien vaatimusten täyttämiseen
6) määritetään mahdolliset hätätilanteet sekä tarvittavat vasteet.

C. Arvioi:

1) seurataan, mitataan, analysoidaan ja arvioidaan ympäristönsuojelun tasoa 
2) arvioidaan sitovien velvoitteiden täyttymistä 
3) suoritetaan säännöllisiä sisäisiä auditointeja 
4) katselmoidaan organisaation ympäristöjärjestelmä, jotta voidaan varmistaa jatkuva soveltuvuus,
tarkoituksenmukaisuus ja vaikuttavuus.

D. Toimi:

1) toteutetaan toimenpiteitä poikkeamien korjaamiseksi
2) toteutetaan toimenpiteitä, joilla parannetaan jatkuvasti ympäristöjärjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta, jotta ympäristönsuojelun taso paranee.

Ympäristöjärjestelmän kehittämissuunnitelma

1. Nykytilan kartoitus (alkukartoitus): kartoitetaan yrityksen ympäristöasioiden hallinnan nykytilanne päästöt ilmaan, veteen ja maaperään, energiankulutus, jätehuolto, toimintaan liittyvä lainsäädäntö, henkilöstön ympäristötietoisuus, aikaisemmin tehdyt toimenpiteet ja toimintasuunnitelmat sekä tapahtuneet ympäristövahingot.

Nykytilan kartoitusraportti seuraavasti:

1. Alkusanat
2. Yleistiedot yrityksestä
   2.1 Toiminnan kuvaus
   2.2 Yrityksen historia
3. Ympäristölainsäädäntö ja -luvat
4. Ympäristöasioiden nykytila ja hallinta
   4.1 Energian kulutus ja säästötoimenpiteet
   4.2 Jätehuolto ja jätteiden käsittely
   4.3 Vaaralliset aineet, kemikaalien käyttö
   4.4 Päästöt ilmaan, veteen ja maaperään
   4.5 Materiaalit ja raaka-aineiden käyttö
   4.6 Pakkaukset
   4.7 Kuljetukset
5. Ympäristötiedostot
6. Ulkoiset sidosryhmät
7. Onnettomuudet/ toiminta hätätilanteessa
8. Toimintasuunnitelmat

2. Projektin organisointi: valitaan projektiryhmä

3. Ympäristöpolitiikka: laaditaan ja julkaistaan ympäristöpolitiikka (voidaan yhdistää laatupolitiikkaan)

4. Lakirekisteri: laaditaan lakirekisteri (liittyy alkukartoitukseen mm. ympäristösuojelulait ja asetukset, ympäristöluvat, lupaehdot, kestävä kehitys, tms.) Toimintajärjestelmässä on kuvattava lainsäädännön seurata (nykyinen menettely).

5. Ympäristönäkökohdat: ympäristökartoituksen perusteella valitaan toiminnot tai vaikuttavat tekijät ja laaditaan luettelo (rekisteri) ympäristönäkökohdista, merkittävyyden kriteerit, nykypäivän tilanne, poikkeavat tilanteet, menneisyys, tulevat mahdollisuudet, kestävä kehitys.

6. Ympäristötavoitteet: asetetaan realistiset ympäristötavoitteet valituille ympäristöpäämäärille ottaen huomioon mm. laki, resurssit, sidosryhmien odotukset.

7. Ympäristöohjelma: laaditaan ympäristöohjelma (t), ottaen huomioon tavoitteet ja resurssit.

8. Ympäristöohjeet: laaditaan ympäristöohjeet (toimintojen ohjaus),ympäristönäkökohdat vrt. laadunhallintajärjestelmän prosessit ja ohjeet

9. Valmius ja toiminta hätätilanteessa: (pelastussuunnitelma) 

10. Tarkkailu ja mittaukset, ympäristötallenteet: sovitaan ympäristönäkökohtiin liittyvä seuranta ja mittaukset sekä ylläpidettävät ympäristötallenteet (laatutiedostoluettelo).

11. Koulutus ja tiedottaminen: koulutetaan henkilöstö ja ulkoiset toimijat.

12. Ympäristöjärjestelmän toteuttaminen: toteutetaan ympäristöjärjestelmä (ympäristöohjelmat, kuukausipalaveri, sisäiset auditoinnit, johdon katselmukset).

13. Ympäristöjärjestelmän sertifiointi: alustava käynti (vaihe 1).

Ympäristöjärjestelmän rakentaminen

Esimerkkejä ympäristökatselmuksen aiheista:

a) haastatellaan henkilöitä, jotka ovat sillä hetkellä tai ovat aikaisemmin olleet organisaation palveluksessa tai työskennelleet sille, jotta voidaan määrittää organisaation nykyisten tai aikaisempien toimintojen, tuotteiden ja palveluiden vaikutusalue

b) arvioidaan sisäistä ja ulkoista viestintää organisaation sidosryhmien kanssa, mukaan lukien valitukset, soveltuviin lakisääteisiin ja muihin vaatimuksiin, joihin organisaatio on sitoutunut, liittyvät asiat, aikaisemmat ympäristövahingot ja onnettomuudet

c) kerätään sen hetkisiin johtamiskäytäntöihin liittyvää informaatiota, kuten:

1) vaarallisten kemikaalien hankintaprosessin hallinta
2) kemikaalien varastointi ja käsittely (esim. toissijaiset suojarakennelmat, säilytystilat, yhteensopimattomien kemikaalien varastointi)
3) hajapäästöjen hallinta
4) jätehuoltomenetelmät
5) hätätilannevalmius ja toimintavälineet
6) resurssien käyttö (esim. toimiston valojen käyttö työajan jälkeen)
7) kasvillisuuden ja elinalueiden suojelu rakentamisen aikana
8) ajoittaiset vaihtelut prosesseissa (esim. vuoroviljelytapojen muutosten vaikutus vesiin tapahtuviin lannoitepäästöihin)
9) ympäristöasioiden koulutusohjelmat
10) toiminnan hallintamenettelyjen katselmointi- ja hyväksyntäprosessi
11) tarkkailutallenteiden täydellisyys ja historiallisen tiedon saannin helppous.

Näkökohtia:

- päästöt ilmaan
- päästöt vesiin
- päästöt maaperään
- raaka-aineiden ja luonnonvarojen käyttö (esim. maan käyttö, veden käyttö)
- paikalliset tai yhteisön ympäristöasiat
- energian käyttö
- vapautunut energia (esim. lämpö, säteily, tärinä)
- jätteet ja sivutuotteet
- fyysiset tekijät (esim. koko, muoto, väri, ulkonäkö).

Seuraavanlaiset organisaation toimintoihin, tuotteisiin ja palveluihin liittyvät näkökohdat tulisi siis ottaa huomioon:

- suunnittelu ja kehitys (varautuminen tulevien tuotteiden ja prosessien ympäristövaikutuksiin)
- valmistusprosessit
- pakkaaminen ja kuljetus
- aliurakoitsijoiden ja toimittajien ympäristönsuojelun taso ja käytännöt (olennaisimmat)
- jätteiden käsittely
- raaka-aineiden ja luonnonvarojen otto ja jakelu
- jakelu, käyttö ja käytöstä poistaminen
- luonto ja biodiversiteetti.

Katselmus voidaan suorittaa käyttäen tarkastuslistoja, prosessivuokaavioita, haastatteluja, välittömiä tarkastuksia ja aikaisemmin tai kyseisellä hetkellä tehtyjä mittauksia, aikaisempien auditointien tai muiden katselmuksien tuloksia riippuen organisaation toimintojen, tuotteiden ja palveluiden luonteesta. 
Katselmuksen tulokset tulisi dokumentoida, jotta niitä voitaisiin käyttää apuna määritettäessä organisaation ympäristöjärjestelmän laajuutta ja luotaessa tai parannettaessa ympäristöjärjestelmää sekä organisaation ympäristöpolitiikkaa.

Esimerkkejä ympäristötallenteista:

a) valituksia koskevat tallenteet
b) koulutustallenteet
c) prosessin tarkkailua koskevat tallenteet
d) tarkastus-, kunnossapito- ja kalibrointitallenteet
e) olennaiset urakoitsija- ja toimittajatallenteet
f) vahinkoraportit
g) hätätilannevalmiuden testaamista koskevat tallenteet
h) auditointitulokset
i) johdon katselmusten tulokset
j) ulkoista viestintää koskevat päätökset
k) tallenteet soveltuvista lakisääteisistä vaatimuksista
l) tallenteet merkittävistä ympäristönäkökohdista
m) tallenteet ympäristötapaamisista
n) ympäristönsuojelun tasoa koskeva informaatio
o) tallenteet lakisääteisten vaatimusten mukaisuudesta
p) viestintä sidosryhmien kanssa.

Esimerkkejä yleisistä ympäristöjärjestelmän ohjeista:

- politiikkaa, päämääriä ja tavoitteita koskevat julkilausumat
- merkittäviä ympäristönäkökohtia koskeva informaatio
- menettelyt
- prosessi-informaatio
- organisaatiokaaviot
- sisäiset ja ulkoiset standardit
- toimipaikan hätäsuunnitelmat
- tallenteet.

ISO 9001:2015 ja ISO 14001: 2015 vastaavuudet:

ISO 9001:2015: 1 Soveltamisala / ISO 14001:2015: 1 Soveltamisala.

ISO 9001:2015:2 Velvoittavat viittaukset / ISO 14001:2015: 2 Velvoittavat viittaukset.

ISO 9001:2015: 3 Termit ja määritelmät /ISO 14001:2015: 3 Termit ja määritelmät.

ISO 9001:2015:4 Organisaation toimintaympäristö/ ISO 14001:2015: 4 Organisaation toimintaympäristö.
ISO 9001:2015:4.1 / ISO 14001:2015: 4.1 Organisaation ja sen toimintaympäristön ymmärtäminen.
ISO 9001:2015:4.2 / ISO 14001:2015: 4.2 Sidosryhmien tarpeiden ja odotusten ymmärtäminen.
ISO 9001:2015:4.3 Laadunhallintajärjestelmän soveltamisalan määrittäminen/ ISO 14001:2015: 4.3 Ympäristöjärjestelmän soveltamisalan määrittäminen.
ISO 9001:2015: 4.4 Laadunhallintajärjestelmä ja sen prosessit/ ISO 14001:2015: 4.4 Ympäristöjärjestelmä.

ISO 9001:2015:5 Johtajuus / ISO 14001:2015: 5. Johtajuus.
ISO 9001:2015:5.1 /ISO 14001:2015: 5.1 Johtajuus ja sitoutuminen. 
ISO 9001:2015:5.2 Laatupolitiikka/ ISO 14001:2015: 5.2 Ympäristöpolitiikka.
ISO 9001:2015:5.3 / ISO 14001:2015: 5.3 Organisaation roolit, vastuut ja valtuudet. 

ISO 9001:2015: 6 Suunnittelu/ ISO 14001:2015: 6 Suunnittelu.
ISO 9001:2015: 6.1 /ISO 14001:2015: 6.1 Riskien ja mahdollisuuksien käsittely (ympäristönäkökohdat).
ISO 9001:2015: 6.2 Laatutavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvittavien toimien suunnittelu /ISO 14001:2015: 6.2 Ympäristötavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvittavien toimien suunnittelu.
ISO 9001:2015: 6.3 / 14001:2015: 6.3 Muutosten suunnittelu.

ISO 9001:2015: 7 Tukitoiminnot / ISO 14001:2015: 7 Tukitoiminnot.
ISO 9001:2015: 7.1 /ISO 14001:2015: 7.1 Resurssit.
ISO 9001:2015: 7.2 / ISO 14001:2015: 7.2 Pätevyys.
ISO 9001:2015: 7.3 / ISO 14001:2015: 7.3 Tietoisuus.
ISO 9001:2015: 7.4 / ISO 14001:2015: 7.4 Viestintä.
ISO 9001:2015: 7.5 / ISO 14001:2015: 7.5 Dokumentoitu tieto. 

ISO 9001:2015: 8 Toiminta/ ISO 14001:2015: 8 Toiminta. 
ISO 9001:2015: 8.1 / ISO 14001:2015: 8.1 Toiminnan suunnittelu ja ohjaus.
ISO 9001:2015: 8.2 Tuotteita ja palveluja koskevat vaatimukset /ISO 14001:2015: 8.2 Valmius ja toiminta hätätilanteessa.
ISO 9001:2015: 8.3 Tuotteiden ja palvelujen suunnittelu ja kehittäminen./ ISO 14001:2015 kohta 8.3 vaatimuskohtaa ei ole 
ISO 9001:2015:  8.4 Ulkoistettujen prosessien ja ulkoisesti tuotettujen tuotteiden ja palvelujen ohjaus /ISO 14001 8.4 kuten ed.
ISO 9001:2015:  8.5 Tuotanto ja palvelujen tuottaminen./ ISO 14001 8.5 kuten ed.
ISO 9001:2015:  8.6 Tuotteiden ja palvelujen luovutus/ ISO 14001 8.6 kuten ed.
ISO 9001:2015:  8.7 Poikkeavien tuotosten ohjaus /ISO 14001 8.7, kuten ed.

ISO 9001:2015: 9 Suorituskyvyn arviointi/ ISO 14001:2015: 9 Suorituskyvyn arviointi.
ISO 9001:2015: 9.1 /ISO 14001:2015: 9.1 Seuranta, mittaus, analysointi ja arviointi.
ISO 9001:2015: 9.2 /ISO 14001:2015: 9.2 Sisäinen auditointi.
ISO 9001:2015: 9.3 /ISO 14001:2015: 9.3 Johdon katselmus.

ISO 9001:2015: 10 Parantaminen /ISO 14001:2015: 10 Parantaminen.
ISO 9001:2015: 10.1 /ISO 14001:2015: 10.1 Yleistä.
ISO 9001:2015: 10.2 /ISO 14001:2015: 10.2 Poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet.
ISO 9001:2015: 10.3 /ISO 14001:2015: 10.3 Jatkuva parantaminen.

Työterveys ja työturvallisuusjärjestelmä tarkoittaa sitä, että yrityksen toimintaan liittyvät turvallisuusvaarat ja -riskit tunnistetaan ja hallitaan. Eli pyritään vähentämään toimintaan liittyviä turvallisuusriskejä ja parantamaan henkilöstön työturvallisuutta ja työterveyttä. TTT-järjestelmän kehittämiseen sisältyy seuraavia palveluja:

• Työturvallisuusvaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi 
• Työturvallisuustavoitteet ja toimintasuunnitelmat (mm. työsuojelun toimintaohjelma)
• Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmien kehittäminen ja sertifiointi

Uusi ISO 45001 -standardi tarjoaa puitteet ennaltaehkäistä työhön liittyviä tapaturmia ja sairauksia sekä ohjata turvallisen ja terveellisen työympäristön mahdollistamiseen. ISO 45001 -standardi yhdistää erilliset mutta jo ennestään yhtenäisluontoiset OHSAS 18001 ja OHSAS 18002 -standardit. Yhtenäistetyn ISO 45001 -standardin keskeisimmät edut ovat johdon sitouttaminen/rooli, riskien ja mahdollisuuksien hallinta sekä standardin integraatiomahdollisuudet:

Uuden standardin ansiosta yritysten ja organisaatioiden on helpompi sisällyttää TTT-järjestelmänsä keskeisiin liiketoimintaprosesseihin ja osallistaa ylin johto laadunkehittämisprosesseihin. Ylimmän johdon on huolehdittava siitä, että kaikkien osapuolten on ymmärrettävä tehokkaan TTT-järjestelmän merkitys ja varmistettava, että johtamisjärjestelmä saavuttaa suunnitellut tavoitteensa.

Riskin ja mahdollisuuksien hallinnan ottaminen osaksi standardivaatimuksia vahvistaa sen käyttöä hallintotyökaluna. TTT-toiminnan suorituskyvyn ja työntekijöiden turvallisuuden parantamista edistävien mahdollisuuksien tunnistamista voidaan näin helpottaa. Lisäksi organisaation parantaessaan kykyään tunnistaa ja hallita riskejä tehokkaammin koko järjestelmässä, joustavuus toiminnassa lisääntyy.

ISO 45001:2018 sisällysluettelo

Johdanto

1.    Soveltamisala

2.    Velvoittavat viittaukset

3.    Termit ja määritelmät

4.    Organisaation toimintaympäristö

4.1 Organisaation ja sen toimintaympäristön ymmärtäminen

4.2 Työntekijöiden ja muiden sidosryhmien tarpeiden ja odotusten ymmärtäminen

4.3 TTT-järjestelmän soveltamisalan määrittäminen

4.4 TTT-järjestelmä

5.    Johtajuus ja työntekijöiden osallistuminen

5.1 Johtajuus ja sitoutuminen

5.2 TTT-politiikka

5.3 Organisaation roolit, vastuut ja valtuudet

5.4 Työntekijöiden kuuleminen ja osallistaminen

6.    Suunnittelu

6.1 Riskien ja mahdollisuuksien käsittely

6.2 TTT-tavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvittavien toimien suunnittelu

7.    Tukitoiminnot

7.1 Resurssit

7.2 Pätevyys

7.3 Tietoisuus

7.4 Viestintä

7.5 Dokumentoitu tieto

8.    Toiminta

8.1 Toiminnan suunnittelu ja ohjaus

8.2 Valmius ja toiminta hätätilanteissa

9.    Suorituskyvyn arviointi

9.1 Seuranta, mittaus, analysointi ja suorituskyvyn arviointi

9.2 Sisäinen auditointi

9.3 Johdon katselmus

10.  Parantaminen

10.1 Yleistä

10.2 Vaaratilanteet, poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet

10.3 Jatkuva parantaminen

Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän kehittämiseen ja totettamisen liittyvät osat ja vaiheet on esitetty allaolevassa kaaviokuvassa  

Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän kehittäminen ISO 45001

1. Lainsäädäntö: tunnistetaan yrityksen toimintaan liittyvät työturvallisuus- ja työsuojelulait ja asetukset sekä viranomaismääräykset 

2. Riskikartoitus ja merkittävyyksien arvottaminen: tunnistetaan yrityksen toimintaan liittyvät työturvallisuus-, -työterveys- ja työsuojeluriskit ja vaaratekijät sekä arvotetaan yhtenäisellä tavalla merkittävimmät turvallisuusriskit.

Tuloksena yhtenäisellä tavalla laadittu vaaratekijät ja merkittävät turvallisuusriskit rekisteri, jota päivitetään aina jos toiminnassa, materiaaleissa, prosesseissa ym. tapahtuu merkittäviä muutoksia ja vähintään esim. joka 3. vuosi käydään vaaratekijät läpi ja siitä tehdään kirjaus ko. rekisteriin. Pitää päättää, ovatko tunnistetut riskit hyväksyttäviä tai vaativatko välitöntä poistamista.

3. TTT-ohjelman asettaminen: yrityksen johto valitsee käyttämillään kriteereillä merkittävien turvallisuusriskien rekisteristä 1- 2 merkittävää turvallisuusriskiä, joille laaditaan turvallisuustavoitteet, paljonko parannetaan ja mihin mennessä sekä TTT-ohjelma (toimenpiteet, vastuut, mittarit ja seuranta).

4. TTT-politiikan laadinta ja vertailu ISO 45001 std:n vaatimuksiin: TTT-politiikka osoittaa yleisen suunnan ja vie organisaation TTT-järjestelmän toteuttamista ja parantamista eteenpäin niin, että järjestelmä pystyy ylläpitämään ja mahdollisesti parantamaan organisaation TTT-toiminnan tasoa (vert. laatu- ja ympäristöpolitiikka).

5. TTT-järjestelmän kehittämisen vastuut: sovitaan TTT-järjestelmän laatimiseen ja ylläpitoon liittyvät vastuut, eli kuka tai ketkä vastaavat ISO 45001 -järjestelmän eri osioista ja käytännön toiminnoista.

6. TTT-järjestelmän dokumentointi: ISO 45001 edellyttämät menettelyt esitetään pääosin toimintakäsikirjassa ja menettelyohjeissa 

7. Menettelyohjeiden laadinta: päätetään mitä yksityiskohtaisia valvontavaatimuksia /TTT-ohjeita tarvitaan eri prosesseissa merkittävien TTT-vaarojen ja riskien hallitsemiseksi.

8. Ulkopuoliset toimijat, sovitaan miten yrityksen toimitiloissa ja työkohteissa työskentelevien ulkoisten toimijoiden henkilöstö perehdytetään yrityksen TTT-vaatimuksiin mm. suojavälineiden, työlupien, jätehuollon, onnettomuustilanteiden, siisteyden ja järjestyksen, merkittävien TTT-riskien ym. suhteen

9. Toimitilojen siisteys ja järjestys: tarkistetaan yrityksen siisteys ja järjestystilanne toiminnoittain (tai osastoittain).

10. Henkilöstön TTT-tietoisuus: tarkistetaan koulutustiedot ja -menettelyt, miten niissä otetaan huomioon TTT-osaamiseen liittyvät seikat mm. työturvallisuuskortti, enisapukoulutus ja työterveyshuolto.

11. Henkilöstön koulutus: suunnitellaan henkilöstön TTT-koulutus ja ennen kaikkea jatkuva TTT-tietoisuuden ylläpito.

12. TTT-tallenteet: käydään läpi, mitä tallenteita TTT-asioihin liittyen yrityksessä syntyy ja liitetään ne toimintajärjestelmän laatutallenteiden luetteloon.

13. Vaatimusten täyttymisen arviointi: ISO 45001 edellyttää vaatimusten täyttymisen arviointia ja ko. raportin toimittamista johdon katselmukseen.

14. Tiedottaminen: sovitaan sisäinen ja ulkoinen TTT-viestintä. Sisäisessä viestinnässä tiedotetaan merkittävistä TTT-riskeistä, vastuumuutoksista, laki- ja asetuskohdista asianosaisille, TTT-ohjelmista, TTT-politiikasta jne. ulkoa tuleville TTT-kyselyille. Sovitaan kirjaustapa ja vastuuhenkilöt, jotka vastaavat niihin vastaamisesta.

15. Yhteistoimintamenettelyt: ISO 45001, kohta 5.4 työntekijöiden osallistumisen huomioonottaminen ja aktivointi on olennaista TTT-järjestelmän tulevan toimivuuden kannalta. 

16. TTT-poikkeamat: läheltä piti- ja hätätilanteet, poikkeamat, korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet, tapaturmat (vert. pelastussuunnitelma).

Poikkeamia ovat mm:
- ei jostain syystä saavuteta asetettuja TTT-tavoitteita
- ei jostain syystä päästä suorituskyvyssä tavoitellulle tasolle
- ei täytetä lakisääteisiä vaatimuksia
- tunnistetaan ohjeeseen tyypillisiä ilmiöitä, jotka henkilöstön pitäisi tunnistaa poikkeavuuksina ja TTT-riskejä aiheuttavina, kuten suojavälineiden käyttämättä jättäminen, tahallinen varomattomuus, epäasiallinen riskin ottaminen jne.
- selkeitä järjestelmässä sovittuja toimintoja jää tekemättä
- vaaratilanne tapahtui, mutta mitään ei kuitenkaan onneksi sattunut
- Hätätilanteet ISO 45001 kohta 8.2 (liittyy pelastussuunnitelmaan)

17. TTT-mittarit: laaditaan TTT-mittarit; ennakoivat ja seurausmittarit

Ennakoivia mittareita ovat esimerkiksi:
- lakisääteisten ja muiden vaatimusten noudattamisen arviointi
- työpaikan turvallisuuskierrosten tai -tarkastusten tulosten tehokas hyödyntäminen
- TTT-koulutuksen tehokkuuden arviointi
- TTT-käyttäytymiseen perustuvien havaintojen käyttö
- mielipidekyselyjen käyttö TTT-kulttuurin ja siihen liittyvän työntekijöiden tyytyväisyyden arviointiin
- sisäisten ja ulkoisten auditointien tulosten tehokas käyttö
- lain nojalla vaadittujen ja muiden tarkastusten tekeminen aikataulun mukaisesti
- ohjelmien (ks. 6.2.2) toteuttamisen laajuus
- työntekijöiden osallistumisprosessin tehokkuus
- terveysseulontojen käyttö
- altistuksen mallinnus ja tarkkailu
- vertailu hyviin TTT-käytäntöihin
- työtoimintojen arviointi.

Reagoivia mittareita ovat esimerkiksi:
- terveyden heikentymisen tarkkailu
- vaaratilanteiden ja terveyden heikentymisen esiintyminen ja määrä
- työajan menetykseen johtavien vaaratilanteiden ja terveyden heikentymistapausten esiintymistiheys
- viranomaisten arvioinnin jälkeen edellyttämät toimet
- sidosryhmiltä saatujen kommenttien jälkeen tehdyt toimenpiteet.

• Sisäiset auditoinnit
• Prosessien arviointi ja auditioinnit
• Toimittaja-arvioinnit ja auditoinnit

Sisäiset auditioinnit

Sisäisen auditoinnin tarkoituksena on selvittää, onko toimintajärjestelmä siitä esitettyjen vaatimusten mukainen. Samalla selvitetään toimintajärjestelmän toimivuutta ja tehokkuutta sekä onko toimintajärjestelmää ylläpidetty vaikuttavasti. Sisäinen auditointiprosessi alkaa auditoinnin vuosisuunnitelman laadinnasta ja päättyy auditoinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseen sekä siihen, että korjaavat toimenpiteet ovat valmiit ja niiden vaikutus on varmistettu johdon katselmuksessa. 

Arvioinnin lähtötietoja ovat kaikki järjestelmävaatimukset, joiden toteutumista auditoinnissa selvitetään, lisäksi lähtötietoja saadaan auditoinnin vuosi-suunnitelmasta ja edellisen auditoinnin tuloksista. Auditoinnin tulostietoja ovat auditointiraportit, joissa on esitetty auditontihavainnot sekä johdon katselmuksen päätökset korjaavien toimenpiteiden vaikutuksesta.

Sisäinen auditointi sisältää seuraavat vaiheet:

• auditoinnin vuosisuunnitelma
• auditointikohteen suunnitelma ja auditoinnin suorittaminen
• auditointiraportti, auditointihavainnot ja korjaavat toimenpiteet
• korjaavien toimenpiteiden seuranta ja todentaminen.

Sisäinen auditointi käsittää kaikki yrityksen toiminnot ja prosessit. Sisäiset auditoinnit suoritetaan siten, että kaikki toiminnot ja prosessit auditoidaan vähintään kerran kolmessa vuodessa. Auditoinnin vuosisuunnitelma sisältää seuraavat asiat:

• auditointikohteet ja aikataulu (esim. kuukausi)
• auditointiin osallistuvat henkilöt
• auditoijat

Suunnitelman painopistealueet valitaan niin, että järjestelmän toiminta tulee varmistettua. Auditointeihin sisältyy ko. auditointikohteen ympäristönäkökohdat ja -vaikutukset, työturvallisuusvaarat sekä riskien hallinta. Auditoinnin vuosisuunnitelma katselmoidaan ja hyväksytään johdon katselmuksessa.

Auditoinnin suoritusta edeltää auditoitavan kohteen henkilöstön tiedottaminen sekä auditoijan laatima kohteen auditointisuunnitelman laadinta. Auditoinnissa tarkastellaan käytännön toimintaa, selvitetään prosessien toimintaa ja kehittämistarpeita sekä ohjeiden noudattamista. Samalla tarkastetaan ja todennetaan toiminnasta syntyvien laatutiedostojen toteutuminen.

Auditoinnissa havaitut poikkeamat ja kehittämiskohteet kirjataan auditointi-raporttiin ja raportoidaan kohteen vastuuhenkilölle. Auditointiraporttiin kirjataan myös korjaavat toimenpiteet sekä vastuuhenkilöt ja määräaika korjaaville toimenpiteille. Korjaavat toimenpiteet ja kehittämiskohteet käsitellään johdon katselmuksessa, jossa seurataan korjaavien toimenpiteiden toteutumista ja päätetään tarvittavista jatkotoimenpiteistä.

Johdon katselmus

Ylimmän johdon on katselmoitava organisaation laadunhallintajärjestelmä suunnitelluin väliajoin varmistaakseen, että se on edelleen soveltuva, tarkoituksenmukainen ja vaikuttava sekä yhdenmukainen organisaation strategian kanssa.

Johdon katselmus on suunniteltava ja toteutettava ottaen huomioon:

a) aiempien johdon katselmusten vuoksi käynnistettyjen toimenpiteiden tilanne
b) laadunhallintajärjestelmän kannalta olennaisten ulkoisten ja sisäisten asioiden muutokset
c) tiedot laadunhallintajärjestelmän suorituskyvystä ja vaikuttavuudesta, mukaan lukien seuraavista suunnista:

1) asiakastyytyväisyys ja palaute olennaisilta sidosryhmiltä
2) organisaation tavoitteiden saavuttamisen taso
3) prosessien suorituskyky ja tuotteiden ja palveluiden vaatimusten mukaisuus
4) poikkeamat ja korjaavat toimenpiteet
5) seurannan ja mittauksen tulokset
6) auditointien tulokset
7) ulkoisten toimittajien suorituskyky

d) resurssien riittävyys
e) riskien ja mahdollisuuksien käsittelytoimenpiteiden vaikuttavuus (ks. kohta 6.1)
f) parantamismahdollisuudet.

Johdon katselmuksen tulokset:

Johdon katselmuksen tuloksiin on sisällyttävä päätökset ja toimenpiteet, jotka liittyvät:

a) parantamismahdollisuuksiin
b) laadunhallintajärjestelmän mahdollisiin muutostarpeisiin
c) resurssitarpeisiin.

Organisaation on säilytettävä dokumentoitua tietoa näyttönä johdon katselmusten tuloksista.

Jatkuva parantaminen

Organisaation on parannettava jatkuvasti laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta. Organisaation on otettava huomioon analysoinnin ja arvioinnin sekä johdon katselmuksen tulokset ja määritettävä niiden perusteella, onko joitakin tarpeita tai mahdollisuuksia käsiteltävä osana jatkuvaa parantamista. Jatkuva parantaminen voi olla mm:

• Järjestelmien toteuttaminen ja ylläpito 
• Poikkemamien  kirjaaminen, syyselvitykset, korjaaminen ja vaikuttavvuden varmistaminen
• Tiedon analysointi yritystasolla, johdon katselmusten tulosten analysoitin ja toteuttaminen 
• Laadun seuranta ja mittaus, BSC-tuloskortti
• Laatupalkintokriteerit, EFQM 2000

Laatua ei voida ulkoistaa, mutta laadun suunnittelu- ja kehitystehtäviä voidaan hankkia ostopalveluna, vuokraamalla laatupäällikkö tai laatuvastaava, näin erityisesti pk-yrityksissä. Vuokraamalla yritykseen laatuasiantuntija, saadaan nopeasti tuloksia prosessien kuvaamiseen, laadunhallintajärjestelmien rakentamiseen, -arviointiin ja laatu-, ympäristö-, työterveys ja työturvallisuusjärjestelmien sertifiointiin. 

Vuokrattu laatupäällikkö toimii hyvin joustavasti asiakkaan tarpeiden ja tilanteiden mukaisesti. Vuokrattu laatupäällikkö tekee pääosan työstä etätyönä ja on yrityksen käytettävissä käytännössä joka päivä. Laatupäällikköpalvelu sisältää mm. toimintajärjestelmän ylläpidon, poikkeamien ja auditointitulosten korjaavien toimenpiteiden ohjauksen, sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset sekä jatkuvan parantamisen menettelyt, kuten prosessien mittaaminen, analysointi ja kehittäminen sekä dokumentoinnin muutostarpeet ja päivitykset, siten että hallintajärjestelmä säilyy jatkuvasti ehyenä kokonaisuutena.  

Ota yhteyttä!